Planejamento de eventos

Dica de Planejamento de Eventos 

Todo evento bem sucedido que alcançou os resultados esperados, começou com um planejamento cuidadoso. Quando o coordenador de eventos verifica todos os detalhes com antecedência assegura tranquilidade, perfeição e evita situações inesperadas ou supresas desegradáveis.
Alguns fatores são comuns e imprescidíveis na hora de planejar qualquer tipo de eventos, tais como:
local de realização
data de realização
tema e objetivos

calendário/ cronograma de atividades

determinação do público participante

controle financeiro

divulgação e marketing

apoio logistico

recursos audiovisuais e ele´tricos

estruturação das comissões de apoio

seleção da equipe de trabalho

treinamento de pessoal

entre outros

Existem também os fatores específicos de cada eventos mas que são igualmente importantes e fazem parte da estrutura organizacional do evento, podendo ser:
transportes para participantes
hospedagens

atividades sociais

atividades turisticas

serviço receptivo

outros.

Há ainda os fatores ponderaveis que são aqueles fatores que podem inerfirir no sucesso do evento. Neste caso o organizador deve listar todas as providências possiveis que possam vir a ser necessárias caso ocorra um imprevisto. Quanto maior for a experiência do profissioanal de eventos, mais adequada será a lista de fatores ponderáveis.Já os fatores imponderáveis são aqueles que fogem à previsão e ao domínio do organizador de eventos. Estes fatores são:
enchentes

chuvas fortes

passeatas

falecimentos

greve dos correios

etc

A lista de todos eeses fatores evita imprevisto. Por isso é importante a confecção de um "check-list" de todos estes fatores e realizar um "brifing" com todas as comissões de suporte. Isso diminui as chances de os imprevistos acontecerem, evitando-se que sua imagem deteriore no mercado emque não há espaço para erros.


Todos estes fatores citados anteriormente caminnham juntos para a elaboração de um minuncioso e excelente planejamento, com chances pequenas de erros. Alguns desses fatore devem ser observados de forma cuidadosa como por exemplo as o local do evento, as instalações para posteriormente se confeccionar uma lista dos fatores ponderáveis para o mesmo.


Tudo o que permita o perfeito andamento do evento programado será definido a partir do reconhecimento do local. Nessa hora é preciso considerar se será necessário providenciar:


instalação de euipamentos

radios de comunicação em vários pontos

auditório para (x) pessoas

secretaria

sala de apoio

iluminação

cabine para tradução simultânea

Rádio para tradução simultânea

instalação de copa e cozinha

instalação de balcões ou aparadores para distribuição de pastas, folhetos, informativos

necessidade de serviços especiais, seguranças, manobrists, assistência méidica, etc.

outros.


Para a execução do evento todo cuidado é pouco, uma vez que os organizadores estão lidando com os sonhos, desejos e necessidades dos clientes. Estar atento aos detalhes fará toda a diferença nos resultados.

por Andreia Paoliello
Cerimonialista, consultora de marketing e empreendedorismo

www.personalbrand.com.br