Como elaborar uma proposta de eventos?

Saiba como elaborar uma boa proposta para organizar um evento.

Uma proposta de planejamento de evento é a maior carta que um coordenador de eventos tem nas mãos. Com esta carta ele poderá atrair a atenção do leitor (futuro contratante) conseguindo concretizar um grande negócio ou simplesmente perder a grande oportunidade. Tudo dependera do poder de persuasão de uma boa apresentação da proposta.


É importante que a proposta seja objetiva e que atenda às necessidades e os desejos dos clientes. Quando uma proposta não é entendida, a impressão inicial que se tem é que o organizador de eventos não entendeu o que realmente o contratante necessitava e desejava.

Podemos citar quatro pontos primordiais que devem ser considerados em uma proposta:

A apresentação da proposta deve ser clara e objetiva;

A apresentação da proposta deverá ser fundamentada na logica e na persuasão;

A proposta deverá trazer evidências de que o projeto proposto funcionará;

A proposta deverá a estimativa razoavel de custos e benefícios para realização do projeto.

A proposta é elaborada após o coordenador de eventos diagnosticar quais são os desejao, necessidades e objetivos de seu cliente. Não é necessário um projeto detalhado, mas deverá constar nome do evento, local, data, estratégias, possíveis fornecedores. Por isso o embasamento técnico e o ato criativo são tão importantes na sua elaboração, afim de persuadir o leitor.


A proposta deverá ser original, inovadora, criativa e acima de tudo viável para o cliente.

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O que se entende por evento?

Você sabe o que é um Evento?

Evento é todo acontecimento casual, ou seja, sucede oportunidade, mediante uma soma de ações previamente planejadas. Tem como objetivo principal reunir grupo de pessoas. Obviamente esses encontros geram e motivam a economia.


Portanto um evento é capaz de construir ofertas que satisfaçam desejos e necessidades de todas as pessoas envolvidas.


Os eventos tratam dos mais diversos assuntos, sejam eles culturais, políticos, sociais ou corporativos. São excelentes meio de divulgação de uma imagem e proporcionam muitas vezes trocas de experiências que levam ao enriquecimento intelectual, cultural e social. São também meios de entretenimento entre as pessoas.

Andreia Paoliello
Consultora de Marketing e empreendedorismo

www.pesonalbrand.com.br

o que é cerimonialista?

A organização de um evento ou de uma ação promocional depende do desempenho de várias funções que geralmente são atribuídos ao pessoal técnico especializado. A responsabilidade do desenvolvimento de todo processo de planejamento e organização de um evento esta concentrada integralmente em um coordenador.
E quem é esse coordenador?

É o CERIMONILISTA. A ele compete a supervisão geral de todas as funções específicas bem como integrar a comunicação clara e objetiva entre as pessoas envolvidas na organização e operação de um evento.

O CERIMONIALISTA, quando organiza um evento passa a representar a imagem de uma ou mais pessoas ou até mesmo de uma empresa. É portanto, fundamental que esse profissional tenha conhecimentos técnicos, administrativos, de marketing, costumes e culturas, entre outros.

Planejamento de eventos

Dica de Planejamento de Eventos 

Todo evento bem sucedido que alcançou os resultados esperados, começou com um planejamento cuidadoso. Quando o coordenador de eventos verifica todos os detalhes com antecedência assegura tranquilidade, perfeição e evita situações inesperadas ou supresas desegradáveis.
Alguns fatores são comuns e imprescidíveis na hora de planejar qualquer tipo de eventos, tais como:
local de realização
data de realização
tema e objetivos

calendário/ cronograma de atividades

determinação do público participante

controle financeiro

divulgação e marketing

apoio logistico

recursos audiovisuais e ele´tricos

estruturação das comissões de apoio

seleção da equipe de trabalho

treinamento de pessoal

entre outros

Existem também os fatores específicos de cada eventos mas que são igualmente importantes e fazem parte da estrutura organizacional do evento, podendo ser:
transportes para participantes
hospedagens

atividades sociais

atividades turisticas

serviço receptivo

outros.

Há ainda os fatores ponderaveis que são aqueles fatores que podem inerfirir no sucesso do evento. Neste caso o organizador deve listar todas as providências possiveis que possam vir a ser necessárias caso ocorra um imprevisto. Quanto maior for a experiência do profissioanal de eventos, mais adequada será a lista de fatores ponderáveis.Já os fatores imponderáveis são aqueles que fogem à previsão e ao domínio do organizador de eventos. Estes fatores são:
enchentes

chuvas fortes

passeatas

falecimentos

greve dos correios

etc

A lista de todos eeses fatores evita imprevisto. Por isso é importante a confecção de um "check-list" de todos estes fatores e realizar um "brifing" com todas as comissões de suporte. Isso diminui as chances de os imprevistos acontecerem, evitando-se que sua imagem deteriore no mercado emque não há espaço para erros.


Todos estes fatores citados anteriormente caminnham juntos para a elaboração de um minuncioso e excelente planejamento, com chances pequenas de erros. Alguns desses fatore devem ser observados de forma cuidadosa como por exemplo as o local do evento, as instalações para posteriormente se confeccionar uma lista dos fatores ponderáveis para o mesmo.


Tudo o que permita o perfeito andamento do evento programado será definido a partir do reconhecimento do local. Nessa hora é preciso considerar se será necessário providenciar:


instalação de euipamentos

radios de comunicação em vários pontos

auditório para (x) pessoas

secretaria

sala de apoio

iluminação

cabine para tradução simultânea

Rádio para tradução simultânea

instalação de copa e cozinha

instalação de balcões ou aparadores para distribuição de pastas, folhetos, informativos

necessidade de serviços especiais, seguranças, manobrists, assistência méidica, etc.

outros.


Para a execução do evento todo cuidado é pouco, uma vez que os organizadores estão lidando com os sonhos, desejos e necessidades dos clientes. Estar atento aos detalhes fará toda a diferença nos resultados.

por Andreia Paoliello
Cerimonialista, consultora de marketing e empreendedorismo

www.personalbrand.com.br

O planejamento de evento

Planejamento de Eventos


A organizção de eventos é trabalhosa de de grande responsabilidade de quem o faz, pois acontece "ao vivo" e qualquer falha compromete a imagem da pessoa ou organização para o qual é realizado.
Para atingir os objetivos de um evento plenamente, é fundamental que se faça um criterioso planejamento, que envolve, objetivos, público a ser atingido, estratégias, recursos, acompanhamento e controle de todos os detalhes, orçamentos, etc...

Planejando detalhadamente um eventos nós ganhamos tempo em etapas futuras, evitando esforços e surpresas futuras. O planejamento evita desperdícios de materiais, pessoas e consequentemente de capital investido. Portanto um planejamento detalhado minimiza os imprevistos indesejáveis facilitando sua solução quando surgirem. Assim os objetivos propostos ficam mais fáceis de serem atingidos.



Andreia Paoliello

Cerimonialista tomada pela universidad UNA consultora de Marketing

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A CRIATIVIDADE NOS EVENTOS

Seja Criativo ao planejar um evento.

A criatividade é o ato de elaborar idéias, é a arte de criar algo novo, é a capacidade de encontrar novos meios novos caminhos para se atingir o objetivo almejado.
A criatividade é o ponto forte que normalmente confere toque, requinte e diferenciação. O evento se torna único.

O processo criativo em eventos tem haver com a quebra de padrões. o organizador de eventos criativo busca visões novas em todos os processos e possibilita amudanças de conceitos e percepções.

O coordenador de eventos deve sempre exercitar sua criatividade e inteligência, utilizando em suas propostas estratégias modernas de marketing e comunicação.
A criatividade buscará sempre alcançar objetivos, tais como:

• Onde realizar o evento?
• Qual será o tema?
• Qual o público alvo?
• Qual será a duração do evento?
• Quais são as atividades que poderão ser pertinentes ao evento?
• Etc

Responsabilidades de um Profissional de Eventos

A organização de um evento depende do desempenho de várias funções que geralmente são distribuidos pelo coordenador de eventos e a responsabilidade de desenvolvimento de todo o processo de organização esta concentrada integralmente nesse profissional.

Portanto são responsabilidades do coordenador de eventos:

• PLANEJAR - Estabelecer um esquema orientador relativo a todas as ações futuras necessárias
• ORGANIZAR - Agrupar de forma lógica e clara todas as tarefas
• DIRECIONAR - Tomar decisão certa entre as várias alternativas, a fim de transmitir ordens e coordenar as atividades individuais específicas.
• CONTROLAR - acompanhar integralmente a execução do plano a fim de corrigir a tempo os desvios e atingir os objetivos anteriormente estabelecidos.

A coordenação de um evento compõe-se das seguintes comissões de suporte:

• COMISSÃO ORGANIZADORA: É aquela que sempre dá a última palavra, é ela que decide o caminha a percorrer,
• COMISSÃO TÉCNICA: Monta todo o programa do evento,
• COMISSÃO EXECUTIVA: É o braço direito da comissão organizadora,
• COMISSÃO SOCIAL: Ausilia a coissão organizadora na elaboração de um plano de divulgação do evento bem como realiza a agenda de visitas em geral
• COMISSÃO FINANCEIRA: Controla as despesas e receitas da organização do evento.

POR ANDREIA PAOLIELLO

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